Гарантийным является письмо, которое одна из сторон сделки направляет другой. В нем сторона подтверждает, что выполнит взятые на себя обязательства. Например, предприниматели часто используют гарантийные письма, чтобы провести отгрузку товара или погасить задолженность.

Гарантийное письмо составляют, чтобы:

• доказать наличие соглашений между сторонами;
• подтвердить условия выполнения взятых обязательств;
• признать факт наличия задолженности.

Обычно в гарантийном письме описаны обязательства контрагента, оговоренные условия, а также способы урегулирования взаимоотношений сторон, если обязательства не будут выполнены. Если в договоре описаны несколько аспектов сотрудничества, то в гарантийном письме стороны обычно концентрируют внимание на определенном спорном моменте и способах решения этой проблемы.

Виды гарантийных писем

Существует три основных вида гарантийных писем:

• Письмо-оферта — часть договора, где перечислены основные параметры документа: вид товара или услуги, сроки предоставления и так далее. Такое письмо направляют контрагенту, чтобы изменить условия взаимных расчетов.
• Письмо-акцепт — документ, где зафиксировано согласие второй стороны принять оферту. В нем прописано согласие с офертой, а также действия для совершения сделки, поскольку акцепт должен быть полным и безоговорочным и только письменного согласия для этого недостаточно.
• Дополнительное соглашение — в нем расширяют и подробно описывают недостаточно раскрытые пункты, например, порядок расчетов или ответственность сторон.

Формы гарантийного письма

Формы гарантийного письма выделяют на основании целей, для которого оно создано. Среди самых распространенных:

• оплата задолженности;
• письмо в налоговую службу;
• выполнение работ;
• аренда;
• покупка товаров.

Оплата задолженности

Если должник признает долг, он может отправить второй стороне письмо, гарантирующее его оплату. Такой документ можно составить, если по каким-то причинам оплатить долг прямо сейчас должник не может. В письме указывают новые сроки оплаты задолженности и обязательства по погашению.

Письмо в налоговую

Гарантийное письмо могут запросить налоговые инспекторы при регистрации юрлица. Это необходимо для подтверждения юридического адреса компании, если она арендует помещение. Гарантийное письмо в этом случае может подтвердить, что собственник сдаваемого помещения заключит договор аренды с компанией и предоставит ей юридический адрес.

Письмо на оплату аренды

Гарантийное письмо для аренды жилья может потребоваться, если арендатор не может оплатить его прямо сейчас. В этом случае он может договориться с собственником об отсрочке платежа. Для этого арендатор должен составить гарантийное письмо с конкретными сроками переноса оплаты.

На выполнение работы

В таком письме обычно описаны обязательства подрядчика по их исполнению в определенный срок и в определенном размере, а также по оплате услуг заказчиком. Такой документ могут составить еще до составления договора, чтобы показать серьезность намерений подрядчика.

На поставку товара

В таком письме одна из сторон предлагает поставить товар. Документ составляют, если поставщик предлагает какой-то компании сотрудничество на взаимовыгодных условиях. С помощью такого письма поставщик может показать заинтересованность в возможном деловом партнере и впоследствии заключить договор на поставку товаров.

Другие формы документа

Подобные гарантийные письма составляют для проведения других сделок в процессе хозяйственной деятельности компании и для физлиц. Например, что договор заключат в определенный срок, должник вернет займ в полном объеме в указанный срок, студент вернется на работу в компанию, которая дала ему целевое направление на обучение, и т. д.

Юридическая сила гарантийного письма

Несмотря на то, что для гарантийного письма нет единых правил заполнения, оно все же имеет юридическую силу. При этом такой документ очень похож на договор-оферту. С помощью гарантийного письма можно добиться признания обязательств по каким-то работам от другой стороны, например.

Гарантийное письмо выполняет несколько юридических функций:

• доказывает факт наличия соглашений между сторонами;
• удостоверяет наличие обязательств и условия их выполнения;
• подтверждает факт наличия задолженности.

Как правильно оформить гарантийное письмо и какая информация должна в нем быть

В законодательстве нет установленной формы для гарантийного письма. Его структура зависит от вида, формы документа и задач составителя. Важно, чтобы текст был составлен в деловом стиле, имел четкие и однозначные формулировки.

В гарантийном письме обязательно должна быть следующая информация:

• данные адресата и отправителя;
• реквизиты стороны-гаранта, его юридический адрес и контактные данные;
• паспортные данные, если письмо оформляет физлицо или индивидуальный предприниматель (ИП);
• ИНН — для ИП;
• дата составления документа;
• исходящий номер письма при необходимости;
• какие обязательства должны выполнить стороны и при каких условиях;
• печать организации или подпись доверенного лица;
• данные и контакты исполнителя, если гарантийное письмо составлял он. В последнем случае также требуются данные доверенности.

Особенности составления письма юридическим лицом

Если составитель письма юрлицо, документ распечатывают на фирменном бланке организации. В шапке обязательно прописывают юрадрес компании, ее контактный телефон и реквизиты банковского счета организации. Документ подписывает руководитель, а главный бухгалтер проставляет фирменную печать на письме.

Особенности составления гарантийного письма индивидуальным предпринимателем

Когда у ИП нет расчетного счета и печати, в гарантийном письме он указывает данные своего паспорта. Если расчетный счет открыт, в шапке письма также указывают его реквизиты.

Особенности составления письма физлицом

В шапке письма гражданин должен указать свои паспортные данные и адрес регистрации. В остальном письмо составляется по стандартным правилам.

Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора

Гарантийное письмо — скорее часть договора. В нем более полно описаны условия сделки. Такое письмо — дополнительный гарант выполнения обязательств, прописанных в договоре.

Ошибки при заполнении

Среди самых частых ошибок при заполнении гарантийного письма:

• расплывчатые формулировки. В таком документе важно понятно прописать обязательства и условия их выполнения без возможности разночтений;
• не прописаны существенные условия сделки, например, не указаны сумма, объем работ, срок исполнения обязательств или ответственность сторон. Важно максимально полно и точно указать всю информацию об обязательствах;
• нет контактных данных сторон;
• не приложены необходимые документы. Если в гарантийном письме указаны какие-либо документы, их копии нужно приложить к гарантийному письму.

Как вручить документ

Вручить документ можно лично под подпись руководителя компании или уполномоченного лица. В этом случае документ нужно распечатать в двух экземплярах, чтобы на втором поставить отметку о получении. В качестве подтверждения, что контрагент получил гарантийное письмо, может выступать расписка о принятии.

Письмо также можно отправить курьерской службой или почтовым заказным письмом.

Как составить гарантийное письмо: главное

Гарантийное письмо подтверждает наличие обязательств между сторонами, а также описывает условия его исполнения. Такой документ можно предоставить арендодателю, клиенту или кредитору в качестве гарантии исполнения своих обязательств.

Гарантийное письмо не заменяет договор об оказании услуг, а скорее дополняет его. В таком письме подробно расписывают определенное обязательство по сделке, если в самом договоре оно раскрыто недостаточно.

Единой формы составления такого письма нет. Важно четко и понятно прописать данные сторон, все существенные условия и обязательства без возможности их неправильной трактовки. Если в документе не прописаны суммы и сроки сделки, предъявить контрагенту, возможно, будет нечего.