Акт сверки: как составить и подписать для проверки расчетов

Взаиморасчеты между бизнесами — обычная практика. Чтобы выявить несоответствия в платежах, убедиться в отсутствии долгов и разрешить разногласия, стороны составляют акт сверки взаиморасчетов.

Определение акта сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который составляют партнеры, например, поставщик и покупатель. Он помогает удостовериться в состоянии финансовых отношений — имеются ли долги или переплаты.

Законодательство не делает обязательным составление этого документа. Он даже не является первичным документом, как, например, акт выполненных работ. Однако для предпринимателей акт важен для выявления возможных расхождений в данных о платежах.

Частота сверок определяется самими партнерами — ежемесячно, ежеквартально, ежегодно или в случае возникновения разногласий. ТОО обязаны проводить сверку как минимум раз в год перед подачей годовой бухгалтерской отчетности. ИП делают это по своему усмотрению.

Подписание акта можно оговорить в договоре, указав сроки. Если такого пункта в договоре нет, и контрагент не хочет подписывать акт, заставить его невозможно. Но добросовестные партнеры обычно сами заинтересованы в сверке взаимных долгов.

Кто составляет и подписывает акт

Составлением акта могут заниматься сотрудники компании — менеджеры или бухгалтеры, но подписывать его имеет право только руководитель. В крупных фирмах с многочисленными партнерами и частыми сверками, на подписание может уходить много времени, поэтому возможна передача полномочий одному из бухгалтеров через доверенность. ИП может самостоятельно составить акт сверки.

Правила составления акта сверки

Единой формы акта сверки нет, поэтому ИП и ТОО могут создавать свои. Есть несколько способов составления акта. Бухгалтеры обычно используют программы, такие как «1С», а также документ можно создать вручную в Microsoft Excel, Google Таблицах или онлайн-сервисах.

Ручное составление

Нужно указать:

название документа — Акт сверки взаиморасчетов;
договор, если сверка проводится на его основе;
дата составления;
период сверки;
наименования контрагентов — организации или ФИО предпринимателя.

Далее таблица, разделенная на две части, где обычно указываются:

дата, номер и название платежных операций;
реквизиты обеих сторон сделки;
суммы по дебету и кредиту — одна часть таблицы зеркально отражает другую;
обороты за период — итоги по дебету и кредиту;
начальное сальдо — долг или переплата на начало периода;
конечное сальдо — долг или переплата на конец периода.

После таблицы указывают, есть ли задолженность и в чью пользу. Затем ставят подпись, дату и, при наличии, печать. Если подписывает руководитель, этого достаточно, если по доверенности — нужно указать номер и дату выдачи доверенности.

После заполнения инициатор печатает акт в двух экземплярах и передает контрагенту для заполнения. Если уверен в отсутствии несоответствий, можно сразу заполнить обе части таблицы для себя и партнера. Контрагент проверяет суммы, и если согласен, подписывает акт. Суммы отображаются зеркально: что у одной компании дебетом, у другой кредитом. На этом сверка заканчивается.

Система «1С»

В «1С: Бухгалтерия» акт сверки находится в разделе «Продажи» или «Покупки» → «Расчеты с контрагентами» → «Акт сверки расчетов». При открытии формы дата документа проставляется автоматически.

Чтобы изменить дату в акте сверки, необходимо воспользоваться встроенным календарем. Для этого нужно выполнить несколько действий:

Нажмите кнопку «Выбрать» → «Показать все», затем найдите нужного контрагента.
Укажите период, за который формируется акт сверки.
Нажмите кнопку «Заполнить» и выберите «По нашей организации и контрагенту». Программа автоматически заполнит документ всеми доступными данными о вашем контрагенте. Таким образом будут заполнены обе части акта, а контрагенту останется только проверить корректность данных.
Если акт сверки нужно будет распечатать или сохранить электронно, документ следует провести через кнопку «Провести». Далее перейдите к кнопке «Печать» → «Акт сверки». Печать выполняется через принтер, для сохранения на диск нажмите «Сохранить на диск» в удобном формате.
После согласования акта можно активировать опцию «Сверка согласована» рядом с полем «Контрагент». Это заморозит документ, и в него не внесутся изменения.

Онлайн-сервисы для документации

Учет.ЭДО — это сервис для компаний, позволяющий вести электронный документооборот, обмениваться с контрагентами документами онлайн, а также отзывать или отклонять их. Все документы подписываются с помощью ЭЦП и имеют юридическую силу. Компании могут добавлять сколь угодно много контрагентов. Сервис предоставляется бесплатно.
MyBuh.kz и Bigbuh.kz — платные автоматизированные сервисы для предпринимателей, которые позволяют выставлять счета, акты, накладные и вести бухгалтерию онлайн.

Урегулирование споров между сторонами

Если при сверке выявлены расхождения, контрагент отправляет свою версию документа или протокол разногласий, указывая ошибки. Прилагаются доказательства — накладная с подписью контрагента или другие платежные документы. Если другая сторона согласна, акт сверки пересоставляется и подписывается заново. Необходимо, чтобы данные у обеих сторон совпадали. Подписанный акт подтверждает согласие сторон.

Подписанный акт сверки следует хранить для возможных дальнейших справок и он может быть важным доказательством в суде. Однако отдельной юридической силы он не имеет и должен подтверждаться первичными документами.

Компания может обратиться в суд при неуплате контрагентом. На это дается три года. Если иск не подан за это время, суд деньги не вернет.

Акт сверки может прервать трехлетний срок давности. Например, ИП предоставляет услуги ТОО, выставил счет 1 февраля, но оплату не получил. ИП имеет право обратиться в суд в течение трех лет, начиная с 2 февраля. Составив акт сверки 10 марта, где ТОО признало долг, отсчет срока давности начнется с 10 марта.

Причины расхождений в данных

Причины появления различий в данных могут быть различными:

ошибки в учете, например, не все документы учтены или некоторые операции продублированы;
неполный обмен документами, когда одна из сторон не получила какие-то документы и не отразила их в акте;
контрагенты отнесли одни и те же документы к разным периодам.

Акт сверки взаиморасчетов — это важный элемент в договорных отношениях. Он защищает компанию или предпринимателя от возможных будущих проблем, снижает вероятность конфликтов и укрепляет доверие между сторонами.